Más de una década construyendo, juntos, la gestión académica

Angel Souto Ravelolleva apenas un año como Director del Programa de Posgrados Tecnológicos del Instituto Superior Tecnológico ITCA. Sin embargo, su vínculo con AcademicOK es mucho más antiguo. Para comprenderlo hay que retroceder veinte años, hasta el Instituto Tecnológico Superior de Artes Visuales (IAVQ), donde se desempeñó como vicerrector académico durante dos décadas. Fue allí, junto al equipo que hoy conforma AcademicOK, donde comenzó a trazarse el camino para desarrollar un Sistema de Gestión Académico. El director no llegó a la plataforma como un cliente más: la vio nacer.

Aquella etapa inicial estaba marcada por una gestión hecha a mano. «Básicamente documentos en físico, con tablas de Excel para manejar toda la gestión académica», recuerda Souto Ravelo. El reto de fondo, no obstante, no era solo digitalizar: era responder a un entorno normativo en constante movimiento. La educación superior ecuatoriana exigía nuevos indicadores desde sus órganos rectores —el CES, el CACES y el entonces SENESCYT, hoy MINEDEC— y la institución necesitaba una herramienta capaz de incorporar módulos que acompañaran ese contexto cambiante. Esa fue, según el director, la mayor frustración que se buscaba resolver.

La respuesta no provino de una licitación ni de la comparación entre proveedores. «No evaluamos alternativas», explica. «Fue un trabajo colaborativo entre el equipo inicial y la institución, el IAVQ». Estuvieron presentes desde los primeros días, desde el desarrollo mismo. La implementación tuvo, como toda puesta en marcha, sus retos y novedades, pero se fueron corrigiendo de manera efectiva. El punto de inflexión llegó con la primera acreditación de la institución: el sistema demostró ser lo bastante robusto como para servir de parámetro a otras IES, y ese proceso culminó con la acreditación institucional.

Con el tiempo, AcademicOK dejó de ser una herramienta más para convertirse en el centro de la operación diaria. En la institución donde Souto Ravelo más lo utilizó, era lo primero que se abría en el escritorio cada mañana: para monitorear, generar reportes, modificar aulas y laboratorios, o identificar a estudiantes y docentes. Por sus funciones, su territorio es todo el bloque académico. Y hay piezas que hoy le costaría soltar: los reportes, la organización de apertura y cierre de los periodos académicos, y el seguimiento de la gestión académica.

¿Qué cambió, en concreto, desde su adopción? El director lo resume en cuatro palabras: «Tiempo, flexibilidad, organización e información real». No maneja cifras exactas de ahorro, reconoce, pero sí una certeza: la automatización del trabajo y la organización se han traducido en un ahorro de tiempo y en mejoras constantes en la eficiencia. Hubo, además, un beneficio que no anticipaba del todo: cada actualización trae consigo nuevos módulos que enriquecen el trabajo de las IES. Los momentos en que esa diferencia se hizo más evidente, señala, fueron precisamente esas actualizaciones, como cuando se renovaron los módulos de Biblioteca o de Prácticas Preprofesionales.

Después de más de diez años, la pregunta inevitable es por qué continuar. Pudiendo haber cambiado de proveedor, ¿qué los mantuvo? Souto Ravelo apunta a dos cosas que no se compran con facilidad: «La confianza en el sistema y la calidad del acompañamiento», y la comprensión del equipo para mejorar y actualizar los módulos al ritmo de los cambios en las políticas e indicadores del país. La plataforma ha evolucionado muchísimo, afirma, y lo que más valora es que esté preparada para seguir incorporando las necesidades de las IES. El soporte lo describe con honestidad: de muy buena calidad, «seguramente mejorable, pero la relación ha sido muy positiva».

Desde la mirada de la dirección, el balance es más estratégico que operativo. AcademicOK, sostiene el director, es clave para todo el sistema de gestión integral, porque trabaja con datos y reportes que alimentan la planificación estratégica y operativa —el PEDI y el POA de la institución—.

¿Lo recomendaría a un colega? La respuesta es un sí concreto, con nombre propio: lo recomienda para ITCA, la institución donde trabaja hoy. Y si tuviera que dejar una sola frase para la posteridad, sería esta:

«Como estuve desde el inicio del proyecto, aunque ahora se llame de otra manera, nos ayudó a comprender mejor los procesos que terminaron implementándose en el SGA, que hoy es un Sistema de Gestión Integral, porque agrupa todas las funciones sustantivas de la educación superior».

Souto Ravelo cierra con algo que suena menos a testimonio y más a consejo entre socios de largo plazo: mantenerse siempre un paso adelante. Que el equipo no espere a que las IES soliciten nuevos módulos, sino que se anticipe con propuestas propias —atento a las tendencias, a las políticas educativas y a la gestión académica integral— para seguir mejorando la eficiencia y la eficacia del sistema.

Después de una década, esa parece ser la verdadera medida de la relación: no la de un cliente que usa un producto, sino la de alguien que ayudó a construirlo y que todavía piensa en cómo mejorarlo.