Todas las áreas trabajan sobre el mismo sistema
Diez años, una institución completa sobre el mismo sistema. 🎓 La Dra. Emma Delgado, rectora del Instituto Superior Tecnológico de Formación, nos cuenta cómo AcademicOK centralizó su gestión académica y le dio más autonomía a cada área. Su veredicto: una «excelente experiencia».
AcademicOK ·
La Dra.Emma Zulay Delgado Saeterosdirige el Instituto Superior Tecnológico de Formación como rectora, después de quince años vinculada a la institución. Durante buena parte de ese recorrido —alrededor de una década— AcademicOK ha sido el sistema sobre el que se apoya la gestión académica. Su testimonio no es el de quien prueba una herramienta, sino el de quien la ha visto sostener el funcionamiento de toda una casa de estudios.
El punto de partida era muy distinto al presente. Antes trabajaban con un sistema desarrollado en Visual Fox, de funcionalidades muy limitadas. Frente a eso, según recuerda la Dra. Delgado, la implementación del actual Sistema de Gestión Académica «ha representado un avance significativo en la gestión».
La rectora describe su rol cotidiano desde la altura de la dirección: utiliza el sistema, sobre todo, para el seguimiento y la supervisión de la gestión académica institucional, consultando información de estudiantes, matrículas, calificaciones y otros procesos que le permiten mantener una visión general del funcionamiento de la institución. Para ella, el valor está en el conjunto: «El Sistema de Gestión Académica constituye una herramienta fundamental para la organización y administración de nuestros procesos institucionales», y destaca especialmente la centralización de la información, la facilidad de acceso a los datos de estudiantes y docentes, y un seguimiento más ordenado de matrículas y calificaciones.
Ese uso no se limita a la rectoría. En su institución, todas las áreas trabajan sobre el mismo sistema, y esa adopción transversal es parte de lo que lo vuelve difícil de reemplazar. Consultada por las funciones que más le costaría dejar, la respuesta revela su perspectiva ejecutiva: dependería del área, pero en su caso serían las funcionalidades vinculadas a finanzas.
¿Qué ha mejorado en concreto? La Dra. Delgado Saeteros es clara: desde que adoptaron AcademicOK, lograron centralizar la información académica, reducir procesos manuales, mejorar la trazabilidad de matrículas y calificaciones, y acceder con mayor rapidez a información confiable. No maneja cifras exactas, pero sí un ejemplo nítido de cuándo el sistema marcó la diferencia: durante los procesos de matrícula, al permitir consultar y dar seguimiento a la información de los estudiantes de manera centralizada y en tiempo real.
Hubo, además, un beneficio que no anticipaba. «Un beneficio que no esperábamos inicialmente fue la mayor autonomía que generó en las diferentes áreas», explica, al permitirles acceder directamente a información académica actualizada. Para una institución acostumbrada a depender de procesos manuales, esa autonomía distribuida fue un cambio de fondo.
Tras más de diez años, la pregunta es por qué seguir pudiendo haber cambiado de proveedor. La respuesta de la rectora es directa: la atención al cliente. Sobre la evolución de la plataforma y su relación con el equipo de AcademicOK habla de una «excelente relación», y describe el soporte recibido, cuando lo ha necesitado, con una sola palabra que resume su balance: excelente.
¿Recomendaría AcademicOK a otra institución? Sí, sin matices. Y si tuviera que resumir esta década en pocas palabras, las suyas son sencillas y contundentes: unaexcelente experiencia.